承諾の手紙

相手方の依頼を受け入れる立場で書くのが承諾状です。しかし、安請け合いは禁物で、承諾状の形で聞き入れた以上は、実行する責任があるわけです。

 そして、何を承諾したのか、内容を具体的に書くことが必要です。「何月何日付お申し越しの件、正に承諾いたしました」だけでは内容がはっきりせず、受け取ったほうにも不安が残ります。具体的に書くことによって、承諾の内容をお互いに再確認するわけです。とくに全面承諾か部分承諾かということもあり、詳細な打ち合わせが必要な場合もあります。誠意を持って、内容を具体的に書くほうがよいわけです。

 なお、しかたなく聞き入れる場合があるかもしれませんが、承諾を決めた以上、喜んで聞き入れる形にしたほうが、受け取る側としても気持ちのよいものです。また、承諾の理由なども、くどくど書く必要はありません。あまり恩着せがましい書き方は、相手方を不愉快にするだけで、承諾する以上は、理由など書かないほうが、かえってすっきりするものです。

 しかし、依頼を受けたことがらには、即答できない場合もあります。即答できなくて、いろいろ考えているうちに返事が遅れ、気まずい思いをすることもあります。即答できない場合には、とりあえずそのことを返信とすべきです。具体的に即答しかねる場合は、一般論として返信しておくことも考えられます。承諾、謝絶の可能性について五分五分であれば、とりあえずそのことを答えておいてもよいわけです。要は、返信をためらわないことが必要です。

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