案内・招待の手紙

催し物や会合などを行うときに、その詳細を、通知する手紙です。案内状は、会費など出席者に多少とも金銭的負担を強いる催しの場合で、招待状は無料で招く場合と考えてよいでしょう。ですから、同じ会費制のパーティーでも、一般客に送るのは案内状、無料で来てもらう主賓に送るのは招待状になります。

 会合の種類や規模によって書き方はさまざまです。例えば、大きな催しの場合は印刷文にし、出席・欠席の返信用はがきをつけて出します。その場合でも、自筆で一筆加えておけば誠意が伝わります。案内状には最小限度、催しの趣旨、日時、場所、会費などを明記するのは当然ですが、その他に相手方に出席する気を起こさせるような興味を引くことがらを書き添えておくとよいでしょう。駐車場の有無、礼服、平服など服装の指定のあるときにそのことにも触れておくことは、招待状も同様です。

 招待状は案内状より改まったものですから、封書にするのが一般的です。したがって、出欠の返信も、発信人をあて先にしたはがきを同封しておきます。また主賓となる人には前もって都合を問い合わせ、出席の承諾を得ておいてからあらためて招待状を出すようにします。

 案内状・招待状に対する返信は受け取ったらすぐに出すように心掛けましょう。何よりまず出欠の意思をはっきりさせることが大切です。出席と返事をしたあと都合で欠席しなければならなくなった場合は、たとえ当日になっても、電話連絡を入れましょう。幹事や出席者に対して余分な料理と金銭的な負担をかけるようでは社会人として失格です。

★必要な例をクリックしてお使いください。
 初節句に仲人を招く
 快気祝いへの招待
 父の米寿の祝いを催す
 新築祝いに上司を招く
 クラス会の案内
 受賞祝賀会の案内
 書道展に友人を誘う
 講演会の案内
 ハイキングの案内
 米寿祝い招待を受けて
 新築祝い招待に欠席
 クラス会に欠席
 類語・類句
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